איך נראית ישיבת צוות השתתפותית?

דמיינו לעצמכם ישיבת צוות בה לכל משתתף יש את היכולת להחליט על האג'נדה (על מה מדברים היום?), בה המנהלת לא פותחת את השיחה ומקפידה לדבר פחות ובסופה מוזמן כל משתתף להביע את עמדותיו ודעותיו, כל אחד וכל אחת משתתף בשיחות, אתם יודעים מה כל אחד חושב על הנושא, כל עמדה או דעה נחשבת (ולא משנה אם זו דעתו של המנכ"ל או של אחד העובדים הזוטרים), כל אחד מרגיש בנוח לומר את מה שהוא חושב, את הפגישה מנחים ארבעה עובדים שהתנדבו למשימה באופן חד פעמי: אחד אחראי על הזמן, אחת אחראית שהאווירה תהייה נעימה (ולשים לב שאנשים מרגשים בטוב), אחד מעלה נושאים ואחד מקבץ את התובנות.
נשמע בדיוני? ממש לא! יותר ויותר ארגונים וצוותים מאמצים מודלים השתתפותיים בניהול פגישות עבודה. במציאות של ימינו ארגונים מתמודדים עם בעיות מורכבות (ואין פתרונות מוכנים) ואנו מבינים שנדרשת מאיתנו חשיבה אחרת, כזו המבוססת על "החוכמה המשותפת" של הצוות. סורוביצקי (2005) מונה שלושה תנאים המסייעים לקבוצה להיות חכמה: הרב-גוניות של משתתפיה, אוטונומיה של כל אחד להביע את עמדתו וביזוריות בה כל קול וכל עמדה שווים במשקלם.
קאנר (Kaner, 2007) מציע מודל להבחנה בין קבוצות השתתפותיות לקבוצות "רגילות":

רוצים להנות, ללמוד ולהרוויח מהחוכמה הקולקטיבית של האנשים בצוות?

5 עצות לתכנון ישיבת צוות השתתפותית:

סדר יום פתוח
כשבוע לפני מועד הפגישה שתפו במסמך את כל המשתתפים בפגישה והזמינו אותם להעלות נושאים החשובים להם ובקשו מהם לתעדף את הנושאים. בנו סדר יום המבוסס על מה שהמשתתפים הציעו כולל לוחות זמנים ברורים ובקשו משוב מהמשתתפים על סדר היום.

החזקה משותפת של הפגישה
נסו לבזר עד כמה שניתן את התפקידים השונים ובכך תעודדו את המעורבות וההשתתפות של האנשים. כך לדוגמא:

• מנחה "שומר האג'נדה"
• מנחה ששומר על "אנרגיה בחדר"- דואג שאנשים ירגישו בנוח בדיון, מוודא שכולם משתתפים ועוצר כשצריך לנשום קצת..
• שומר הזמן- מוודא שיש מספיק זמן להספיק את כל הנושאים.
• מתעד- מי שאוסף את החומרים.

Check in check out
פתחו בסבב “מה נשמע או מה חדש ”לפני שאתם קופצים לעניינים". סבב קצר בו אנשים משתפים בקצרה במה שלומם מסייע לאנשים "להשאיר מאחור" עניינים אחרים ולהתמקד בדיון, מחבר בין אנשים ותורם לאוירה טובה. את המפגש סיימו עם סבב של "check out" והזמינו אנשים לשתף בקצרה עם מה ואיך הם יוצאים מהפגישה.

מי פותח ומי סוגר את הדיון
כדי למנוע מצב בו "מי שחשוב הוא זה שמדבר", בקשו מהמנהלים לדבר בסוף ולא בהתחלה. באופן זה אנשים ירגישו בנוח להביע את עמדתם בנושא (בלי לחשוש שעמדתם מנוגדת) והדבר יעשיר את הדיונים והרעיונות השונים.

לוח
השתמשו בלוח בכדי להביע רעיונות ולוודא שכולם מבינים על מה מדברים. כאשר עוברים "לדבר בשפה ויזואלית" ומשתמשים באמצעים שונים להמחשת רעיונות, אנו מסייעים למשתתפים להבין וליצור שפה משותפת לכל המשתתפים בדיון.

ביבליוגרפיה

Sam Kaner with Lenny Lind, Catherine Toldi, Sarah Fisk, and Duane Berger, Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making, 2007

סורביצקי, ג'ימס. חוכמת ההמונים. 2015