דמיינו לעצמכם ישיבת צוות בה לכל משתתף יש את היכולת להחליט על האג'נדה (על מה מדברים היום?), בה המנהלת לא פותחת את השיחה ומקפידה לדבר פחות ובסופה מוזמן כל משתתף להביע את עמדותיו ודעותיו, כל אחד וכל אחת משתתף בשיחות, אתם יודעים מה כל אחד חושב על הנושא, כל עמדה או דעה נחשבת (ולא משנה אם זו דעתו של המנכ"ל או של אחד העובדים הזוטרים), כל אחד מרגיש בנוח לומר את מה שהוא חושב, את הפגישה מנחים ארבעה עובדים שהתנדבו למשימה באופן חד פעמי: אחד אחראי על הזמן, אחת אחראית שהאווירה תהייה נעימה (ולשים לב שאנשים מרגשים בטוב), אחד מעלה נושאים ואחד מקבץ את התובנות.
נשמע בדיוני? ממש לא! יותר ויותר ארגונים וצוותים מאמצים מודלים השתתפותיים בניהול פגישות עבודה. במציאות של ימינו ארגונים מתמודדים עם בעיות מורכבות (ואין פתרונות מוכנים) ואנו מבינים שנדרשת מאיתנו חשיבה אחרת, כזו המבוססת על "החוכמה המשותפת" של הצוות. סורוביצקי (2005) מונה שלושה תנאים המסייעים לקבוצה להיות חכמה: הרב-גוניות של משתתפיה, אוטונומיה של כל אחד להביע את עמדתו וביזוריות בה כל קול וכל עמדה שווים במשקלם.
קאנר (Kaner, 2007) מציע מודל להבחנה בין קבוצות השתתפותיות לקבוצות "רגילות":
קבוצות השתתפותיות | קבוצות "רגילות" |
כולם נשמעים וכולם משתתפים. | בדרך כלל נשמע את "החושבים המהירים" או "מי שיודע לדבר הכי טוב" או מי שהכי חשוב. |
יש מקום למגוון ולשוני בין העמדות השונות. | שוני בין עמדות נתפס כקונפליקט שיש ליישב/לפתור. |
כאשר אנשים לא מבינים/מסכימים הם מפנים שאלות תומכות: "כשאמרת ככה וככה…למה התכוונת?" | כאשר אנשים לא מבינים/מסכימים הם מפנים שאלות מאתגרות "כאילו" האדם שנשאל עשה משהו לא בסדר "למה ואיך אתה אומר ככה וככה..?" |
אנשים מקשיבים אחד לשניה כי הם יודעים שגם הרעיונות שלהם יושמעו במהלך הפגישה. | לאנשים יש קושי בלהקשיב לרעיונות של אחרים, כי הם עסוקים בלחשוב על הדברים שהם רוצים להגיד ובלמצוא את הטימיניג הנכון להתבטא. |
במצב של עימות, כל משתתף מדבר וכל המשתתפים יודעים מה עמדתו של כל אחד ואחת ביחס לנושא. | במצב של עימות, חלק מהאנשים שקטים ואף אחד לא יודע באמת מה אנשים חושבים. |
אנשים נמנעים מלדבר אחד על השני מאחורי הגב. | מכיוון שאנשים לא יכולים להיות ישירים במהלך המפגש, יש "דיבור מאחורי הגב". |
אנשים מרגישים בנוח לבטא את עמדותיהם גם כאשר הם אינם מסכימים עם הממונים עליהם. | אנשים המחזיקים בעמדות מיעוט או או בעמדות ה"צורמות" לארגון, לרוב לא ישמיעו קולם. |
בעיה לא נחשבת פתורה עד שכל מי שמושפע ממנה מבין את הפתרון. | בעיה נפתרת כשהאנשים שחושבים הכי מהר מגיעים לפתרון ושאר האנשים נדרשים לאמץ את הפתרון. |
כשאנשים מגיעים להסכמה זה ברור שהיא מכילה את טווח הפרספקטיבות בעמדות המשתתפים. | כשאנשים מגיעים להסכמה זה נראה שכולם חושבים על אותו הדבר בו זמנית. |
רוצים להנות, ללמוד ולהרוויח מהחוכמה הקולקטיבית של האנשים בצוות?
5 עצות לתכנון ישיבת צוות השתתפותית:
סדר יום פתוח
כשבוע לפני מועד הפגישה שתפו במסמך את כל המשתתפים בפגישה והזמינו אותם להעלות נושאים החשובים להם ובקשו מהם לתעדף את הנושאים. בנו סדר יום המבוסס על מה שהמשתתפים הציעו כולל לוחות זמנים ברורים ובקשו משוב מהמשתתפים על סדר היום.
החזקה משותפת של הפגישה
נסו לבזר עד כמה שניתן את התפקידים השונים ובכך תעודדו את המעורבות וההשתתפות של האנשים. כך לדוגמא:
- מנחה "שומר האג'נדה"
- מנחה ששומר על "אנרגיה בחדר"- דואג שאנשים ירגישו בנוח בדיון, מוודא שכולם משתתפים ועוצר כשצריך לנשום קצת..
- שומר הזמן- מוודא שיש מספיק זמן להספיק את כל הנושאים.
- מתעד- מי שאוסף את החומרים.
Check in check out
פתחו בסבב “מה נשמע או מה חדש ”לפני שאתם קופצים לעניינים". סבב קצר בו אנשים משתפים בקצרה במה שלומם מסייע לאנשים "להשאיר מאחור" עניינים אחרים ולהתמקד בדיון, מחבר בין אנשים ותורם לאוירה טובה. את המפגש סיימו עם סבב של "check out" והזמינו אנשים לשתף בקצרה עם מה ואיך הם יוצאים מהפגישה.
מי פותח ומי סוגר את הדיון
כדי למנוע מצב בו "מי שחשוב הוא זה שמדבר", בקשו מהמנהלים לדבר בסוף ולא בהתחלה. באופן זה אנשים ירגישו בנוח להביע את עמדתם בנושא (בלי לחשוש שעמדתם מנוגדת) והדבר יעשיר את הדיונים והרעיונות השונים.
לוח
השתמשו בלוח בכדי להביע רעיונות ולוודא שכולם מבינים על מה מדברים. כאשר עוברים "לדבר בשפה ויזואלית" ומשתמשים באמצעים שונים להמחשת רעיונות, אנו מסייעים למשתתפים להבין וליצור שפה משותפת לכל המשתתפים בדיון.
ביבליוגרפיה
Sam Kaner with Lenny Lind, Catherine Toldi, Sarah Fisk, and Duane Berger, Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making, 2007
סורביצקי, ג'ימס. חוכמת ההמונים. 2015
3 מחשבות על “איך נראית ישיבת צוות השתתפותית?”
מצוין!!! אשמח לשתף בפלטפורמות אחרות את המאמר הזה!
מצויין תודה רבה על מאמר מעיר ומאיר עיניים ולב
מצויין תודה רבה על מאמר מעיר ומאיר עיניים ולב