כאשר מתחילים קו-אופ, אחד הדברים הראשונים שעליך לעשות הוא להקים ועדת היגוי. ועדת היגוי היא קבוצת האנשים שבונים את הקו-אופ. לעתים קרובות הוא ממלא ומגיש טפסים ממשלתיים. וכמה פעילויות מרכזיות של ועדת ההיגוי כוללות להבין איך לממן את העסק, איתור חברים ועוד הרבה יותר, ולעיתים היא מייצגת את ליבת הקו אופ.
מה עושה ועדת היגוי?
- התארגנות
- קובעת את מטרת הקו-אופ
- חלוקת משימות
- עוקבת אחר תוכנית פעולה לקראת שילוב והשקת העסק
מכיוון שקבוצה זו מארגנת את עצמה ואת הקו-אופ, ועדת היגוי מייצגת לעתים קרובות את המשילות של הארגון החדש, ויכולה להוות דירקטוריון. למעשה, וועדה הזו הופכת לעתים קרובות לדירקטוריון הראשון ברגע שהקו-אופ מתאגד – לפחות עד האסיפה הראשונה שבה החברים בוחרים דירקטוריון חדש.
כיצד להקים ועדת היגוי?
ברוב המקרים, ועדת היגוי כוללת רק את האנשים המעורבים בהקמת הקו-אופ (כלומר חבריו הראשונים). אבל יש מקרים שבהם אחרים רוצים לקחת חלק. במקרה כזה, אנשים, ארגונים ועסקים שאינם קשורים למבנה הבעלות, אך רוצים שהפרויקט יצליח, מוזמנים לפעמים להצטרף.
כאשר קבוצה בוחנת את הרעיון של יצירת שיתוף פעולה, היא תקיים לעתים קרובות פגישה עם חברים פוטנציאליים כדי לאמוד עניין ולהתחיל להכין תוכנית. מתנדבים מתבקשים לעתים קרובות בפגישות מסוג זה. הקמת ועדת היגוי היא שלב טבעי בתהליך זה. אבל ועדות אלה יכולות להיווצר בדרכים אחרות.
מי צריך להיות בוועדת היגוי?
באופן אידיאלי, בוועדת היגוי יהיו אנשים בעלי כישורים מגוונים. עורכי דין, למשל, הם חברי ועדת היגוי נחשקים מכיוון שהם יכולים להציע ייעוץ מיוחד מאוד. עם זאת, ישנם כישורים יקרי ערך נוספים שכדאי לחפש בעת הרכבת ועדה:
-
- אוריינות פיננסית- ועדות ההיגוי קובעות כמה כסף יצטרך לגייס קו-אופ. בניית תקציב וזיהוי מקורות מימון הם חלק מהעבודה. לכן, חבר ועדה בעל ידע בחשבונאות, דוחות כספיים וניהול חובות הוא בעל ערך.
- הכרות וניסיון בעבודה בארגונים מבוססי אמון ומבוזרים
- ניסיון משפטי- ניווט בתקנון וכתיבת מסמכי התאגדות מצריך סבלנות והבנה כללית בז'רגון המשפטי. העסקת מומחה עשויה להיות יקרה, כך שיש מישהו שמכיר את השפה והתהליכים המשפטיים בצוות שלך מועיל.
- ידע מקצועי בתחום הקו אופ- חשוב שיהיו אנשים שמבינים את הענף בו יפעל הקו-אופ, במיוחד בשלב התכנון העסקי.
אחריות ועדת היגוי
- הגדרת מטרה- ועדת ההיגוי צריכה לקבוע את מטרת הקו-אופ
- הגדרת בעלות- מי יהיו חברי הקו-אופ והקריטריונים שאנשים צריכים לעמוד בהם כדי להיות חברים צריכים להיקבע על ידי בעלי תחומי עניין דומים וחלק בעסק.
- קביעה כיצד מתקבלות החלטות- ועדת ההיגוי מחליטה כיצד החברים יעבדו יחד. הם מחליטים איך הארגון מתפקד והם קובעים איך העסק יתחיל לפעול.
- תכנון עסקי- תוכנית עסקית חשובה במגוון דרכים: העברת כוונות, גיוס כספים והבטחת הלוואות, למשל. תוכנית עסקית מתארת את האופן שבו יאויש הקו-אופ, ימכור סחורות וינהל תזרימי מזומנים, וגם כיצד הוא מקיים אינטראקציה עם בעליו. יחד, זה מספק מסמך להעברת הרעיון העסקי לבעלי עניין ולבעלי מניות כאחד.
- מימון וגיוס כספים- הועדה צריכה לחשוב כיצד ישולמו עלויות הקו-אופ ומאיפה יגיעו הכספים האלה. יצירת תקציב, רשימת מקורות מימון ותחזיות פיננסיות יסייעו להרכיב את התוכנית העסקית של הקו-אופ ולזהות כיצד הוא יממן את פעילותו.
- גיוס חברים חדשים ומעורבות בחברות של החברים
מקור- https://coopcreator.ca/resource/what-steering-committee-does/
