אסיפה כללית שנתית

מאפשרת לחברי הקואופרטיב להתכנס, לדון בקואופ שלהם, לקבל החלטות ולעצב את עתידו. קואופ מחויב על פי חוק לקיים אסיפה של חבריו בכדי להציג בפניהם מידע ולאשר החלטות חשובות. דף זה מספק סקירה כללית של החלקים העיקריים באסיפה שיתופית (כולל סדר יום שימושי לדוגמה).

 

לפני הפגישה

תקנון קו-אופ צריך לציין את זמן יידוע של תאריך האסיפה.  הדירקטוריון והצוות צריכים להתכונן לאסיפה המשימות המפורטות בתוכנית זו צריכות לכלול:

• בחר תאריך, מקום ושעה לאסיפה האסיפה
• שריינו מקום לקיום האסיפה
• להקים ועדת מינויים לאיתור מועמדים לדירקטוריון
• שלח הודעה לחברים
• בניית סדר יום
• ודא שהביקורת או הסקירה הושלמה
• הכנת תקציב
• נסוח החלטות מהדירקטוריון והוצאת קול קורא לחברים (להסבר החלטות ראה להלן)
• הוצאת קול קורא למועמדים לחברים
• סיים ושתף את לוח המועמדים לדירקטוריון לקראת האסיפה האסיפה
• הבהרת תפקידים באסיפה האסיפה (למשל יו"ר, מזכירת הקלטות, דוברים לדיווחים, קצין החלטות וכו')
• הכנות אחרונות והקמה

 

חובת דיווח

קואופרטיבים צריכים לדווח לחבריהם ולממשלה מידע חשוב. דוחות אלה צריכים לעמוד בדרישות החוק, אך גם לעדכן את החברים על מצב הקואופרטיב. סוג הדוחות שיוצגו תלוי בגודל ובסוג העבודה שהקואופ עושה. ארגונים מורכבים גדולים יותר עשויים לדווח על ענפים שונים של העסק, בעוד שלקו-אופים קטנים יותר אולי אין הרבה מידע חדש לשתף. קואופרטיב הפעיל בשיווק, גיוס כספים, תחזוקה או הדרכה עשוי להציע דוחות ספציפיים עם עדכונים או המלצות בנושאים אלו.

 

הדו"ח החשוב ביותר שצריך להציג באסיפה האסיפה הוא הדו"ח שהפיק מבקר הקואופ. קואופים צריכים להציג דוחות כספיים ובמקרים מסוימים לעבור ביקורת. אלה צריכים להיות מוצגים לחבריה ולממשלה. זה יספק סקירה כללית של הנכסים, וההתחייבויות, ההכנסות, ההוצאות והבריאות הפיננסית הכללית של הקואופרטיב. בדרך כלל, גזבר יספק דוח משלים המציע תובנה נוספת לגבי הכספים של הארגון, מסביר השקעות או מדגיש הישגים.

 

החלטות ואסטרטגיה

חלק חשוב בלהיות חבר קואפרטיב הוא הזכות להצביע על החלטות חשובות באמצעות החלטות. החלטות עשויות לכלול שינוי תקנון, החלטה לשתף פעולה עם ארגון אחר, השקעה ביוזמה חדשה או לימוד כיוון אסטרטגי חדש. החלטות הן דרך לחברי קו-אופ להכריז רשמית על התחייבות. כל חבר יכול להגיש החלטה, בדרך כלל לפני האסיפה. הוועדה רשאית להגיש החלטות גם אם הן דורשות תמיכה מהחברים. במקרים מסוימים, הדירקטוריון עשוי לזמן אסיפה מיוחדת של החברים להצבעה על החלטה חשובה (למשל הדחת דירקטור, מינוי רואה חשבון מבקר חדש, הצעת מיזוג וכו').

 

הצגת התקציב

תקציב הוא דרך טובה לתאר את ההוצאות הצפויות של הקו-אופ לשנה, ומסייע לדירקטוריון לנהל את הכספים שלו בצורה אחראית. זה גם נותן לחברים קצת תובנות ותשומות לגבי כיוון הקו-אופ. מתן הזדמנות לחברים לשבת בוועדת כספים ולהשתתף ביצירת התקציב היא דרך מצוינת לעודד מעורבות חברים ולקבל רעיונות חדשים.

 

בחירות

כל הקואופים חייבים לבחור חברים לדירקטוריון שלהם. כדי להגביר את העניין בבחירות הללו, קו-אופים רבים מאפשרים נאומים לפני ההצבעה, לשחרר פרופילים של המועמדים או לערב חברים באמצעות מדיה חברתית. בקואופרטיבים רבים, הבחירות אינן תחרותיות והדירקטוריונים אינם מסוגלים למלא את מספר הדירקטורים המרבי שלהם. במקרים אלה, החברים פשוט מצביעים כדי לאשר את לוח המועמדים. רק כאשר יש יותר מועמדים ממשרות פנויות בדירקטוריון, החברים צריכים להצביע בפתקים. עיין בהנחיות שלנו לבחירות שיתופיות למידע נוסף על איך לנהל בחירות באסיפה כללית שנתית שיתופית.

 

תפקידים באסיפה

האנשים האחראים על ניהול אסיפה כללית צריכים להבין היטב את התפקידים והאחריות שלהם. אסיפה כללית לא צריכה להיות אירוע רשמי במיוחד – אבל חשוב שיהיה מבנה כדי לוודא שכל העסקים שעל סדר היום יכוסו.

 

הנה כמה מהתפקידים שאתה עשוי לראות באסיפה שיתופית:

יו"ר: ברוב המקרים, הנשיא או סגן הנשיא של הקו-אופ ינהלו את הישיבה. אדם זה מפתח את האג'נדה ומוודא שהוא מתקיים. היו"ר יוביל את הישיבה, הכוללת הצגת נושאים בסדר היום, קריאה להצעות והכרזה על תוצאות ההצבעות.

 

מזכיר הקו- אופ: ברוב המקרים, מזכיר הקו-אופ ישמש גם כמזכיר האסיפה; עם זאת, בקואופרטיבים גדולים יותר, חובה זו עשויה להתבצע על ידי איש צוות. המזכיר רושם את הפרוטוקולים של הישיבה, תוך שהוא מציין נקודה מיוחדת ללכוד את שמות האנשים שעברו והחלטות שניות ואת תוצאות ההצבעות.

 

סדר יום לאסיפה כללית לדוגמא:

הזמנת המשתתפים

אישור סדר היום

עיון בפרוטוקולים של ישיבת החברים האחרונה

דיווחים:

דו"ח מבקר

דו"ח הנשיא

דוח המנהל

דו"ח ועדת השיווק

דו"ח ועדת גיוס תרומות

עסק חדש

החלטות

הצגת תקציב

בחירת נושאי משרה

הצגת יו"ר ועדת המינויים

קריאה למועמדות מהקומה

בחירת נושאי משרה

דְחִיָה

 

מקור: https://coopcreator.ca/resource/annual-meetings-and-co-operatives/