החברה שלנו נהיית צפופה, הארגונים שלנו גדלים, הקהילות שלנו מכפילות את עצמן, שכונות ענקיות נבנות, בתי הספר נהיים צפופים.
אבל המודלים המקובלים של הנחייה עדיין נשענים על הרעיון של קבוצות אינטימיות, כאשר גודל אידיאלי של קבוצה נחשב בתהליכים שדורשים ביטוי עצמי 12-15 אנשים ובתהליכים שאינם דורשים בהכרח עיבוד אישי של האנשים 20-25. בקבוצות גדולות של 30 איש ומעלה האפשרות השכיחה היא הרצאה, גג פאנל.
הדבר מקשה על ארגונים וקהילות ליצור ערך משמעותי בעבודה משותפת ללא עלויות מנופחות על מנחים והתהליכים איטיים וכבדים. מנקודת מבטם של המשתתפים, יש חפירות, פוליטיקה בתוך הקבוצה ומעט חופש והנאה. לא פעם אני מתדרכת מנחים לקראת תהליכים של שולחנות עגולים, קפה עולם ומגלה כמה מושרשות ועמוקות התפיסות לפיהן יצירת ערך בקבוצה דורשת אינטימיות, זמן ודיון מליאה.
אני רוצה להציע סט חדש של עקרונות פעולה בעבודה עם קבוצות גדולות, אשר מניסיוני מייצרים חוויה אחרת של עבודה גם עבור המנחה וגם עבור המשתתפים והגורמים המזמינים. הם דורשים להרפות מעט מהתפיסות המקובלות ולהביט במגבלות של השיטה הקיימת. אז שלוש נשימות עמוקות ומתחילים…….
הזמנה לשינוי והשתנות
כאשר אנו מזמינים לדיון או לעבודה קבוצתית אנו מזמינים אנשים לזוז. לזוז מתפיסות קיימות ולהשתנות. לעומת הזמנה הזו, אנחנו יוצרים סטינג קבוע, ללא תנועה. המדיה אינה המסר. איך נצפה מאדם לזוז מעמדותיו כאשר הוא יושב שלוש שעות בכיסא, רוב הזמן עם פה סגור, תנועתיו מוגבלות ומנוטרות והוא גונב דקות חופש בפטפוט עם שכניו או בטלפון הנייד?
במקום הדימוי המקובל של מעגל, או שורות שורות של כסאות, נסו לדמיין את המפגש הקבוצתי כמעוף להקת ציפורים, הנעה בתיאום מושלם, תוך שיתוף פעולה של עשרות ולפעמים מאות פריטים אל עבר מטרה. דמיינו תנועה שונה בחדר, האפשרות לעמוד, לזוז, לנהל דיונים כאשר איננו כבולים לכסאות, נטועים במקום, רואים כל הזמן את החדר ואת האנשים מאותה נקודה.
במקום מדורת השבט המתמגנטת למקרן או ללוח המחיק, נסו לדמיין, תנועה בין מוקדי דיון והמחשה המפוזרים במרחב. שפה ויזואלית, שפה קופירייטרית קלילה, הנחיה מתחלפת, המשנה מקום, קירות האוספים מידע אותו מייצרים המשתתפים בו במקום, תוך כדי שהם משוחחים על דברים שחשובים להם באמת, מייצרים שינוי והשפעה על תוצרים שיהדהדו גם לאחר המפגש וישנו אנשים ואפילו מערכות.
איך עושים את זה?
ראשית, אני רוצה להציע שני מודלים מנטליים, שיתווספו למעגל, לחדר סדור השורות ולהנחייה הריכוזית. כל אחד מהם מציע התבוננות אחרת על האופן בו ניתן ליצור תנועה, מרחב והנחייה בקבוצה גדולה.
בשלב השני אציע גם כלים לפי רכיבים שונים ביצירת המרחב לקבוצה הגדולה.
נחילים
נחילים מצויים בטבע, אנחנו מכירים אותם כלהקות ציפורים בשמיים, קנים של נמלים, טרמיטיים, דגיגים וכוורות דבורים. בשונה מלהקות אין להם מבנה היררכי. הם עובדים במודל רשתי, בו יש מטרה אחת משותפת גדולה – שימור והישרדות. הפרטים פועלים ונעים יחד לפי מספר כללים פשוטים, כאשר לכל אחד יש תפקיד בהיר ומוגדר אשר אותו הוא מבצע. אם ניקח השראה מנחילים, נוכל להתבונן על מרחב של קבוצה גדולה כמו על להקת זרזירים, הנעים בחדר לפי חוקים מסוימים לאור מטרה משותפת.
דרור נוי בזמנו פיתוח את 4 הכללים הללו, אלו 4 כללי התנהגות במרחב הנחייתי של קבוצה גדולה:
- להקשיב
- להיות מופתע (כלומר לאפשר לעצמי להיות בלמידה)
- להשתתף
- להנות
קבוצה שמקפידה על 4 הכללים האלה, תאפשר יצירת מרחב בטוח, ללמידה, להתנסות, למגוון דעות. מרחב בו אנשים מנהלים את עצמם, נוכחים ותורמים.
שני עקרונות חשובים נוספים הם:
- נגישות
- שקיפות
עד כמה אנחנו מאפשרים נגישות למשתתפים לקחת חלק ומייצרים שקיפות לגבי זמנים, תכנית, הפסקות. ככל שנגביר את השקיפות למשתתפים תהיה יכולת לנהל את עצמם במרחב.
באנגלית קיים הפועל To Swarm התרגום בעברית הוא להתקהל, אבל הכוונה היא עמוקה יותר, היא היכולת להתנהג כנחיל.
פלוריס קוט, הגיע לארץ להנחות סמינר על מנהיגות נחיל והציע את סט הכללים הפלאי הבא לסידור פסטיבל. נסו אותו בפעם הבאה שיש לכם אירוע גדול ותמדדו זמנים. בסמינר קוד פתוח ב 2018, נחיל של 45 אנשים סידר מרחב של סמינר 3 ימים ב 14 דקות בלבד…..
- שתפו תשוקות ותוצאות – איך זה נראה, מתי זה מוכן (כולל סדר דחיפות), מה הולך לאן? (מטרה ברורה, תמונה משותפת).
- אם אתה רואה עבודה – היא שלך! תהיה נמלה חכמה, מלא את הפערים שהוזנחו על ידי כל האחרים (אוטונומיה וסולידריות, גיוון של ידע).
- עזור לכל מי שלא יכול לעשות את מה שהוא עושה לבד קודם – זה מצמצם את זמן ההמתנה לכולם (סולידריות).
- קבל ובקש עזרה מכל מי שנמצא ברמה שווה לך (הסתגלות, חיקוי).
- אתה מוכן כשכולם מוכנים (הסתגלות).
- כמה תפקידים "חכמים" בנקודות קריטיות – דע שיש אנשים שיש להם יותר ניסיון מאשר לך, סמוך עליהם (מודעות וגיוון של הידע).
טנסגריטי – איך נראה כאורדר?
המודל השני שיסייע לנו בהבנת המרחב החדש אותו מייצרים הוא טנסגריטי (נכנס לחיי באדיבותו של נועם כרמלי). המרחב אותו ננסה ליצור עבור הקבוצה הוא מרחב כאורדרי , מרחב הממזג בין כאוס וסדר.
הטנסגריטי הוא עקרון מבני מארכיטקטורה המאפשר מבנים חזקים מאוד כגון גשרים, בהם משלבים חלקים יציבים המחוברים ע"י חלקים גמישים.
באותו אופן הבניית המפגש נשענת על יסודות מאורגנים ויציבים השקופים ובהירים לכול לצד גמישות רבה מאוד הנוצרת במפגשים בין האנשים. הוא מדמה את החדר למערכת חייה, נושמת שמתכנסת סביב מוקדים יציבים ומתפזרת לגמישות.
יצירת מרחב לקבוצה גדולה
לצד שני מודלים מנטליים נתייחס למרכיבים השונים שהופכים הנחייה בגישה ההשתתפותית בקבוצה גדולה לאפקטיבית.
קבוצה אפקטיבית היא קבוצה חכמה, לפי המחקרים על חכמה קולקטיבית, כאשר יש מגוון, עצמאות דעה וביזור לצד מיכל לאיסוף החכמה המשותפת הנוצרת (תיעוד הידע הנוצר) הקבוצה תהיה חכמה יותר.
על כן, ביצירת מרחב לקבוצה גדולה, ננסה לתמוך בתנאים הללו.
תנועה ומעברים
ברשתות יש מספר חברים רב, שיחסי הגומלין ביניהם נמדדים במספר הקשרים שיש לכל פרט ובחוזק שלהם, כלומר באיכותם. אם כך על מנת לבנות רשת אנו צריכים לאפשר לאנשים ליצור קשרים איכותיים.
איך זה מתרגם לעבודה עם הקבוצה? התנועה בחדר יכולה להתנהל לפי מספר כללים ברורים ופשוטים, לאור שקיפות של לוחות הזמנים והתכנית. המטרה תהייה ליצור כמות רבה ככל הניתן של מפגשים איכותיים בין אנשים. לנוע בין עבודה אישית, עבודה בזוגות, בקבוצות קטנות לבין המליאה.
כאשר בקבוצות הקטנות מתרחשים תהליכים של עיבוד, חקר, פרשנות אישית הבונה פרשנות משותפת ומייצרת הזדמנות ליצירת קשרים בין אנשים.
במליאה יתבצע איסוף של המתרחש בקבוצות הקטנות כך שתיווצר שפה ותמונה משותפת של המשתתפים על הסוגיה/מטרה.
בנוסף, אנשים לפעמים מרוכזים טוב יותר כאשר הם עומדים, זזים, משנים נקודות מבט. כאשר מכירים בגוף ונותנים לו מקום מנגישים את המרחב עבור אנשים רבים. ישיבה היא אפשרות אחת מיני רבות להשתתפות. כל עוד ההסתובבות בחדר אינה מסכנת את המטרה המשותפת והערך אותה הקבוצה מנסה ליצור, יש לאפשר אותה.
אקוסטיקה ורעש
עבודה לפי גישה זו היא עבודה רועשת, כיוון שהיא מאפשרת להרבה אנשים לשוחח בו זמנית בהרכבים שונים. היא מדמה את החיים האמיתיים ונשמעת יותר כמו מסיבה. מנחה מיומן יודע לזהות את השינויים בצלילים שהקבוצה מפיקה ולדעת מתי אנשים "נכנסו" לזה -רק משמיעה.
לצד השיחות הללו, אנו מכנסים ואוספים את האנשים מידי פעם. לכן, כדאי להגיע להסכם עם המשתתפים על המעבר מרעש לשקט. אפשר להשתמש בפעמון, בהרמת יד של המנחה שכל מי שרואה את ידו מרים גם את היד ושותק וכו'.
בשל כך, רמת האקוסטיקה בחדר היא קריטית להצלחה, זה הדבר הראשון שאני בודקת בהתאמת חלל העבודה. בעיקר שמדובר בקבוצות המעורבות גילאית, כיוון שלאנשים מבוגרים קשה יותר כשהאקוסטיקה לא טובה, מה שהופך את המרחב ללא נגיש עבורם.
מרחב פיזי ובין אישי
בהנחייה מסוג זה, אנו מנסים ליצור מרחב רשתי ושוויוני. האופן בו המרחב מסודר, בדומה לתנועה, מייצר מסרים סמויים, המובנים עמוק בסדר החברתי.
בדרך כלל בחדרים המסודרים בשורות או בחצאי מעגל לכיוון המקרן, חבוי מסר ריכוזי. כולם מתנקזים לעבר המנהיג, המנחה, המרצה, המקרן.
איך מטשטשים את המרכז?
ראשית מוותרים על המקרן, במידת האפשר כותבים את הידע הנדרש להמחשה ויזואלית על פלקטים ותולים בחדר בנקודות שונות. הדבר יאלץ את המנחה להסביר ולהקנות ידע במוקדים שונים בחדר ובכך ליצור תנועה של המשתתפים.
המנחה, יכול להחליף את מקום מושבו מפעם לפעם, הוא יכול להזמין דוברים להסביר במקומו מודלים שיתכן שמשתתפים מכירים. אפשר להזמין משתתפים להציג תוצרים בעמידה מנקודות שונות בחדר.
סידור החדר במבנה של שולחנות עבודה, שובר מראש את הסטינג הקבוע.
שחררו את המליאה
בנוסף וזה אולי החלק הקשה ביותר, אפשר וכדאי לשחרר את הדיון במליאה. דיוני מליאה אינם אפקטיביים, הם בעיקר נותנים במה לשחזור יחסי הכוח הקיימים, כיוון שמי שידבר בהם הוא מימילא מי שמדבר בהם. לעומת זאת כאשר המליאה מתפקדת כמיכל לאגירה של החכמה הקולקטיבית או אז תפקידה משתנה, והיא הופכת במה לביטוי לנעשה בקבוצות הקטנות ומרחב משותף אליו הקבוצות "מדווחות". בנוסף היא יכולה להפוך למרחב של טקס וחגיגה משותפת, כפי שהיא משמשת במרחבים קהילתיים.
ויזאליזציה – הנחייה גראפית
כלי נפלא נוסף המחולל שינוי במרחב, הוא הויזואליזציה. איורים קטנים הנוספים לצד המשמעויות השפתיות שנוצרות, או אייקונים המסמלים את השפה המשותפת שרוצים ליצור. ישנם מומחים לכך, היכולים לתעד את פעולת הקבוצה, אבל ניתן בקלות ללמוד לצייר מושגים.
מה זה נותן? ברמת המראה והחוויה, מכניס מימד של קלילות, משחקיות, צבע, בכך מייצר מסרים של מרחב מיטיב עבור המשתתפים. ברובד העמוק יותר יש פעולה ביזורית עמוקה, כיוון שלא כל המשתתפים שווים ביכולות הביטוי שלהם. בדרך כלל מי שיש לו יכולת ביטוי מילולית טובה יותר ישתלט על המרחב המשותף, יבין מה קורה בו וינווט בו בקלות. הויזאליזציה פונה למוח הקדום, להיותנו יצורים חזותיים ובכך היא משטיחה היררכיות ומנגישה את המרחב לאנשים רבים. היא מאפשרת אוריינטציה ללא מילים ופונה לאנשים עם מאפייני לומד מגוונים.
הנה כמה דוגמאות ליצירת שפה משותפת דרך ויזואליזציה במפגש בקבוצה גדולה, שאפרת גולדברג מהטריבונה עשתה:
חכמה קולקטיבית ותפקיד המנחה
תפקיד המנחה הוא להחזיק את המרחב עבור הקבוצה כך שייווצרו בה תנאים לחכמה קולקטיבית. התנאים הם מגוון, עצמאות דעה וביזור ובנוסף צריך שיהיה מיכל לאיסוף החכמה המשותפת הנוצרת (תיעוד הידע הנוצר).
מה המשמעות מבחינת המנחה?
עליו לדאוג כי הקבוצה תתנהל בצורה שוויונית ככל הניתן, שכל המשתתפים יבואו לידי ביטוי ויחלקו את המרחב בצורה שווה פחות או יותר, שישמעו דעות מגוונות ושאנשים לא יפחדו להגיד גם דברים פחות פופולאריים או נעימים. על כל הדעות אנו מתייחסים כמידע היכול לסייע לנו להגיע לתוצר. אנחנו לא עוסקים בפרשנויות רגשיות משום סוג. פשוט מכילים ומקבלים הכל. המנחה סומך על המשתתפים ועל החכמה הקבוצתית שתדע לווסת התנהגויות של חבריה ומתערב רק כאשר יש סכנה לתנאים לחכמה.
בסבבים לדוגמה, מאפשרים לכל משתתף להגיד את שלו ולא מאפשרים תגובות. הרעיון הוא שסבב יחבר את הקבוצה לענן החכמה הקולקטיבית שמרחף מעליה. אם כולם ישמעו את קולם תיווצר חכמה גם אם אנשים לא יגיבו האחד לשני. לאחר שכל הדעות נשמעו פותחים את המרחב לדיון.
המנחה יכול גם לבזר את התפקיד שלו – לתת למשתתפים מתנדבים לשמור על הזמנים, להיות שומרי הלב – כלומר אם יש רחש בקבוצה שצריך לקבל ביטוי או מצוקה או שמחה, להביא לידיעת המנחה והמשתתפים האחרים. הוא יכול ליצור היוועצות עם המשתתפים במקרה של צורך לסטות ולהגמיש את התכנית המקורית. אלו רק כמה דוגמאות לשותפות בין המנחה והמשתתפים.
ויתור על אשליית השליטה של המנחה
משום מה כשאנשים יושבים פאסיביים, למנחים יש אשלייה של שליטה. הם חושבים שכל המסרים שהם מעבירים נקלטים ע"י השומעים. האמת רחוקה משם, רק חשבו על עצמכם בהרצאה. אנשים שונים נותנים פרשנויות מאוד שונות למה שמתרחש, לאף אחד אין שליטה על זה, רק להם עצמם. גם האחריות יושבת אצלם ולא אצל המנחה.
על כן תפקיד המנחה הוא להחזיר את האחריות למקומה הטבעי – לידי המשתתפים.
ניתן לעשות זאת בהרבה דרכים. ביניהן, יצירת בהירות בהנחיות. העמימות משרתת את המחזיק בה ולא אנשים אחרים, הזקוקים למידע על מנת לנהל את עצמם במרחב ולהתמקם חברתית. גם כך המפגש עם אנשים חדשים או מצבים חדשים, מערערים את הביטחון ומייצרים חשש, אין צורך להוסיף על כך גם עמימות.
מנחה בתהליך כזה בקושי מדבר, מצד שני לכוונה העמוקה והלא מדוברת שלו ביחס למרחב משמעות מכרעת לגבי הצלחת ההנחייה. הוא מחזיק את המרחב, המרחב של יחסי הגומלין וההתרחשות בחדר. הוא אינו שולט במה שאנשים יעשו במרחב אבל הוא בהחלט מנהל את כללי ההתנהגות בתוכו ושומר על שוויוניות, מגוון ועצמאות הדעה של כל משתתף. בנוסף הוא דואג לתיעוד (צמוד לשפה ולדברי המשתתפים ולא מעובד ומפורשן) ואיסוף של החכמה הנוצרת בחדר, או בעצמו או ע"י מתנדבים מהקבוצה.
המנחה יכול גם בעצם נוכחותו להחזיק את המורכבות של מנעד ספקטרום הרגשות בקבוצה ולהדגים גישה של גם וגם – איך אפשר לנוע בין רצינות ומחוייבות למטרות לבין קלילות והנאה, היכן שומרים על פרטיות הסיפורים והאנשים והיכן יוצרים שקיפות שמשרתת את הקבוצה. עליו לחוש את הדופק הקבוצתי ולעמוד לשירות הקבוצה, באופן מכיל מצד אחד, אך גם מאתגר.
אמון ואינטימיות
דורות של מנחים גדלו על התפיסה של אינטימיות בקבוצה. אינטימיות הפכה כמעט לתנאי להצלחה של קבוצה. יש בזה מן האמת, כיוון שבקבוצה אינטימית יש פחות פחד וזה אחד התנאים לחכמה קולקטיבית.
אבל אינטימיות לא מטפלת בתנאים האחרים של חכמה קולקטיבית שהם ביזור ומגוון.
אני מציעה להחליף את הדרישה באינטימיות להנחת יסוד של אמון. הנחת יסוד היא אמונה עמוקה ומושרשת באופן התנהלות הדברים (לדוגמה 'אנשים טובים מיסודם'). ארגון המרחב באופן רשתי מושתת על הנחות יסוד של אמון: אנשים שהגיעו הם האנשים הנכונים, הם באו לתרום ולהשפיע על המרחב, כולם רוצים שיהיה פה טוב, אנשים מחזיקים מידע רב לגבי המערכת. הנה דוגמה יפהפייה מגישת ההנחייה Art of Hosting להנחות יסוד:
- דרושים פתרונות חדשים
- פתרונות חדשים נמצאים בין כאוס לסדר
- שיחות משמעותיות מובילות לשינוי
- כל ארגון הוא מערכת חיה
- הפתרונות טובים מייצרים יחד
- אנו חיים במציאות של ניגודים משלימים
במרחב שמנוהל מתוך הנחת יסוד של אמון, ממילא נוצרת אינטמיות.
פאנצ'
הכתוב במאמר זה לא נחקר מדעית ולא לווה במחקר פעולה, אך הוא מעוגן בחיוכים של אלפי אנשים, בצחוק מתגלגל, בתחושת הקלה ופליאה לנוכח הקסם שיכול להיווצר אם רק נותנים לאנשים להיפגש.
הוא נשען על מאות ואלפי שעות של הנחיה של עמיתי ושלי ושל עוד מיליונים בעולם.
יחד עם זאת הוא מסתמך על מחקרים רבים בכלכלה התנהגותית, פסיכולוגיה חברתית ואבולוציונית, חקר המוח העדכני וחקר רשתות.
הוא יכול להציע תרגול לשינוי עמוק הרבה יותר שאנו מבקשים ליצור – שינוי במבנים החברתיים שלנו.
לא ניתן לעשות שינוי בלי ויתור. אני קוראת לחברי המנחים והיועצים ולמנהיגויות הפורמליות לוותר. להוציא את עצמם מהמרכז של המפגש הצידה ולהפוך ממנחים למאפשרים.
מקורות מידע:
אשר, עידן. (2014). הכוח החמישי – סוד הרשתות שמשנות את העולם. משכל – הוצאה לאור מיסודן של ידיעות אחרונות וספרי חמד.
בנקלר, י. (2013). הפנגווין והלווייתן ניצחון שיתוף הפעולה על האנוכיות. כנרת זמורה ביתן.
דוהינג, צ'. (2013). כוחו של הרגל. כנרת זמורה ביתן.
כהנמן, דניאל. (2017). לחשוב מהר לחשוב לאט. מטר.
סנג'י, פ. (2008). הארגון הלומד. תל אביב: מטר.
עמיר, ל. (2008). ניהול ומנהיגות שינוי וחדשנות. רימונים: פיתוח ארגוני ידע.
פינק, ד. (2009). מוטיבציה האמת המפתיעה על מה שמניע אותנו. מטר.
צ'יקסנטמהיי, מ. (2012). זרימה הפסיכולוגיה של החוויה המיטבית. אופוס פקר.
שרוט, טלי. (2018) מה זה משנה?. כנרת זמורה ביתן.
Barbare Benedict Bunker & Billie T.Alban. (1997). Large Group Interventions – Engaging the Whole System for Rapid Change. Jossey-bass.
