אמ;לק
אם התהליך הההשתתפותי שלכם נכנס לאיזור רגיש – תכינו לעצמכם מסמך המתעד את ההסכמות בינכם בכתב. זה יעזור לכם לוודא שיש תיאום ציפיות מלא, יחסוך קצרים בתקשורת, ויאפשר תהליך קבוצתי נעים ואפקטיבי יותר.
למה צריך את זה?
כי זה מייצר תיאום ציפיות. הרעיון של רנטגן ההסכמות נולד מתוך מצוקה. אולי אפילו פוסט-טראומה מאירועים שכאבו לי מאוד. מתוך קושי. מתוך רצון להשתפר במקום שבו כבר נפלתי פעם. קרה לי בעבר, שוב ושוב, שהייתי מתחייב על משהו – ואחרים הבינו את ההתחייבות שלי אחרת ממה שאני הבנתי. או שקרה שחשבתי שאחרים התחייבו בפני קבוצה שאני חלק ממנה – אבל בדיעבד הסתבר שהם הבינו אחרת ממני את המחוייבות. בכל המקרים הללו מדובר על התחייבויות שאנשים לוקחים על עצמם מתוך הסכמה ובחירה, אין כאן איזה בוס שמחלק הוראות. לכן בחרתי לקרוא להתחייבויות הללו "הסכמות" או "הסכמים". היות שדברים שחשבתי שיקרו עד מועד מסויים, לא קרו; או דברים שאחרים ציפו ממני, לא התרחשו במסגרת הזמן שבה ציפו ממני – המצבים שאני מתאר כאן מתדרדרים מהר מאוד לשיפוטיות וכעס. היו שקראו למצב הזה אי-עמידה בהסכמים, חוסר כבוד לגבולות, חוסר עמידה על עקרונות, או חוסר מוטיבציה. אני שאלתי את עצמי – האם בכלל היה כאן תיאום ציפיות? האם אותם שלא "עמדו בהסכם" בכלל הרגישו שהם מחוייבים למשהו? שהם צד להסכם? ברוב השיחות שניהלתי סביב מצבים כאלו, למדתי שבבסיס המצבים הללו עומד חוסר תקשורת. חוסר הבנה. ולכן בחרתי לתת למצב הזה את הכינוי "חוסר תיאום ציפיות לגבי הסכמים".
כי זה מייצר מוטיבציה. זה מאפשר לי להרגיש שאני מבין יותר טוב את מה שאני מתחייב עליו. וזה מעורר בי מוטיבציה לעשות דברים במקום לדחיין אותם. בשפה של סת' גודין, כתיבה של ההסכמים מעוררת אותי לבצע אותם כי הם מעירים למוח הלטאה שלי את המניע לקיום ההסכם ואת המחיר של אי-כיבוד ההסכם.
כי זה מייצר שיחה. ושקיפות. והשתתפות. כשמתחילים לתרגל סוציוקרטיה, שמים לב שהדיון על המניע (driver) הוא לא פחות מהותי, מפורט וחשוב מאשר הדיון על בחירת הפתרון למניע. כשאני בוחר לנסח את המניע להסכם וגם את ההסכם עצמו, אני למעשה מאפשר לאנשים שלא השתתפו בדיון על המניע, ועל בחירת הפתרון – להבין מה התהליך שהביא להחלטה ולהסכם. וזה מאפשר להם להיות חלק משמעותי מהדיון על ההסכם. להשתתף.
חשוב לי להרגיש, בקהילות שאני חלק מהן, ומול עצמי באופן אישי, את המחוייבות לתהליך שיפור מתמיד. לכן החלטתי לקחת יוזמה ולחדש.
הסכמות
כדי שהדבר הזה יעבוד, צריך להסכים ש:
- בחירה. רוצים בכלל לעבוד עם זה.
- תיעוד. כל אחד בקבוצה אחראי לתעד את ההסכמים שהוא לוקח בהם חלק, שהוא מחויב אליהם.
- הבחנה בין עיקר וטפל. כל אחד בקבוצה מסכים להבחין בין הסכמים משמעותיים לבין הסכמי-ברירת-מחדל. ההסכמים המשמעותיים הם אלו שמשפיעים על התהליך הקבוצתי ותפוקות הקבוצה. הם אלו שעשויים לעורר דיון על מידת ההתאמה שלהם למטרות או תהליך הקבוצה. כאלו שאפילו הניסוח שלהם מרגיש כאילו צריך לדבר עליו. המסמך הזה הולך להיות כלי עבודה משמעותי, והוספה של "הסכמי זבל" שאינם מייצרים ערך לקבוצה, יעוררו עומס ותסכול בקבוצה.
- השתתפות. כל אחד מחברי הקבוצה צריך לבחור להשתתף בדיון על ההסכמים. כלומר, לעיין בקובץ ההסכמים, להבין מה מההסכמים נוגע בדברים שחשובים לו. ולהתייחס. בכתב או בעל פה. בקבוצה או בערוץ פרטי..
איך זה נראה?
תכלס זה דיי פשוט. מייצרים טבלה עם הכותרות הבאות:
| מס' הסכם | מה המניע? | מי הסכים? | מה הוסכם? | האם ההסכם כובד? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | המצב הנוכחי: _________________
המצב הרצוי: __________ הפר בין המצב הרצוי למצב המצוי, הוא המניע לקיום ההסכם. |
שם השותפים להסכם | מה הוסכם שכן? מה הוסכם שלא? האם ההסכם כולל לוח זמנים? | הזדמנות לתת משוב והערכה, בין אם ב-'כן/לא' ובין עם בפירוט מקיף יותר. |
איך עובדים עם זה?
כל פעם שאני מרגיש חלק מניסוח טיוטא להסכם או הסכמה על הסכם, אני מתעד אותו במסמך הזה.כל פעם שאני מתעד הסכם במסמך, אני מבקש את תשומת לב השבט לכך שיש הסכם חדש, ומבקש מהם משוב על ההסכם.כל פעם שעולה מתח סביב הסכם שמופיע במסמך, אני מדבר עם שותפיי להסכם או עם כל השבט כדי לברר, מה המתח קורא לנו לעשות?כל פעם שהסכם מאבד את חשיבותו, אני מעביר אותו לארכיון (במידת הצורך), ומוחק אותו מהקובץ הראשי.
מתי כדאי להשתמש בזה?
כמו בכל תהליך השתתפותי, יש כאן מתח מובנה בין הרצון לאפשר את היתרונות של הליך מתועד ושקוף, לבין הרצון לקלילות וחופש פעולה. מבחינתי כלל הזהב הוא, להעדיף להשתמש במסמך ההסכמות אם אחד מהתנאים הבאים מתקיים:
- חסרה לי בהירות לגבי ו/או אני לא בטוח שאני מבין את המניע או את ההסכם. במקרה כזה כתיבה של מה שאני מבין תאפשר תיאום ציפיות טוב יותר עם כל המעורבים.
- ההסכם מהווה נתיב קריטי בתהליך השתתפותי המוגבל בזמן. למשל, הכנה של טקסט שצריך לעבור בתזמון ספציפי לדפוס. כתיבת ההסכם תאפשר שקיפות ובהירות לגבי מי מחזיק את המקל, ולמי הוא מעביר אותו, ומתי.
איך זה נולד?
כנס קוד פתוח הוא כנס שנתי של הקהילה השתתפותית בישראל. כיאה לכנס כזה, הוא עצמו מופק בשיטה השתתפותית.
במסגרת העבודה על כנס קוד פתוח 2, היתה לי למידה משמעותית לגבי הסכמים בצוות. לגבי מספר רב של משימות, בעיקר בתחום הפצת הבשורה והזמנת אורחים לכנס, הרגשתי חוסר שביעות רצון מקצב ההתקדמות בביצוע משימות של הקבוצה. הפרשנות האוטומטית שלי הייתה, שיש לחברי הצוות מוטיבציה נמוכה. ניסיתי לנהל שיחות אודות המוטיבציה, וגיליתי שאין בעיית מוטיבציה. אלא שיש חוסר בהירות לגבי לוח הזמנים הקבוצתי, רשימת המטלות ו-מי אחראי על מה. מעבר לכך, קיבלתי משוב שאנשים לא הרגישו נוח לבטא את עצמם בצוות, וכתוצאה מכך, לא הרגישו בעלות ושותפות סביב התהליך. ומכאן גם רמת המחוייבות והמוטיבציה לביצוע משימות.
במסגרת העבודה על כנס קוד פתוח 3, הרגשתי שהתרחשה תקלה סביב אחת המשימות. לוח הזמנים לא היה ברור, בעל האחריות לא היה מוגדר, והתוצאה הייתה – עיכוב דרמטי בלוח הזמנים. אני לא בטוח ב-100% מה היו הסיבות והתוצאות והקשר ביניהן. ועם זאת נזכרתי בלמידה שלי מהכנס הקודם, וכך התעורר בי הרעיון לייצר בהירות סביב ההסכמים.
הכלי הזה בעיניי הוא רובד נוסף על סוציוקרטיה 3.0. אני לוקח מהסוציוקרטיה את הקריאה, כשעולה הרגשת מתח בקבוצה, לראות את הצורך להתכנסות ודיון. את ההבנה שהסכמה על מהות המתח – "המניע", חייבת להקדים להסכמה על פתרון למתח. ושפתרון שמיושם, מבלי שיש עליו הסכמה, יכול להפוך בעצמו לבעיה שדורשת פתרון.
